Серпень 2009 року.
Нова система Електронного Документообігу VSP
Інформація - один з основних активів VSP. Правильна організація документообігу, систематизація інформації, по всьому спектру питань, які вирішує компанія на різних етапах роботи, дозволить істотно підвищити загальну ефективність дій, що в результаті однозначно позитивно відіб'ється на якості роботи.
Було поставлено завдання знайти просте, доступне і надійне рішення, що забезпечує оперативний обмін інформацією і досвідом не тільки в рамках одного офісу, але і зі всіма фірмами, що входять в групу VSP. Витративши більше 500 000,00 рублів на модернізацію всієї IT інфраструктури, ми ввели в дію нову систему Електронного Документообігу.
Система електронного документообігу побудована на продуктах компанії Microsoft з сімейства Microsoft Office Small Business 2007 і Microsoft Groove 2007. Введена система дозволила нам перекласти на новий рівень систематизацію і відстежування інформації по наступних питаннях: контактна інформація про Замовників, історія кожного запиту, історія замовлення, узагальнена історія взаємин з кожним Замовником і багато інше.
Оскільки пошук інформації про умови роботи із Замовниками, рівні цін, що склався, комерційних умовах, спеціальних технічних рішеннях, істотно полегшений і автоматизований, ми змогли скоротити час на підготовку вивірених технико-коммерческих пропозицій.
Завдяки введеній системі, в рази скоротився період узгодження внутрішніх документів. Створене єдине і таке, що автоматично синхронізується на комп'ютерах співробітників файловий простір для зберігання всіх документів, що відносяться до запитів Замовників, дозволяє завжди мати під рукою найостанніші актуальні дані. Був переглянутий підхід до виконання кожного запиту від наших Замовників, змінений принцип внутрішньої нумерації різних типів документів.
Ввівши в дію нову систему електронного документообігу, ми добилися істотного приросту загальної ефективності роботи. Впровадження нових технологій дозволило нам сконцентрувати зусилля на важливих питаннях, менше часу приділяючи рутинним технічним завданням.
Ми сподіваємося, що наші Замовники зможуть відзначити позитивний результат наших зусиль, направлених на підвищення якості роботи VSP.
Архів новин